Assistenz Geschäftsführung

Assistenz Geschäftsführung (30\-50%)

Ergotherapie für Kinder und Jugendliche · Zürich\-Oerlikon

Diese Stelle wartet auf Dich, wenn Du gerne die Fäden zusammenhältst

Start mit 30%, verteilt auf 5 Vormittage — täglich 09:30 bis 12:00 Uhr, feste Zeiten. Bei Personalmanagement Erfahrung in Zukunft bis zu 50% möglich.

Arbeitsort: unsere Praxis am Bahnhof Oerlikon

Per sofort oder nach Vereinbarung

Wir sind eine Ergotherapiepraxis für Kinder und Jugendliche in Zürich. Rund zehn Therapeutinnen begleiten Kinder und ihre Familien — damit sie im Alltag, in der Schule und in ihrer Freizeit weiterkommen.

Diese Stelle ist keine klassische Sekretariatsstelle. Wir suchen eine Person mit Kopf und Herz: jemanden, der komplexe Zusammenhänge auf einen Blick erfasst, in stressigen Momenten den Überblick behält und auch unbequeme Gespräche klar und wertschätzend führt — und der Geschäftsführung so den Rücken freihält und in den täglichen Aufgaben unterstützt. Bei Dir laufen die Fäden zusammen: zwischen Kindern, Familien, Therapeutinnen und der Geschäftsleitung.

Diese Aufgaben findest Du bei uns

Verordnungsmanagement. Du führst die laufenden ärztlichen Verordnungen mit hoher Genauigkeit, behältst Laufzeiten und Verlängerungen im Blick und holst rechtzeitig nach, was fehlt.

Stundenplanung. Du planst Ersttermine, bearbeitest kurzfristige Absagen und Verschiebungen und stimmst die Belegung mit den Therapeutinnen ab, Du hast die Übersicht über alle Stundenpläne, auch wenn der Tag anders kommt als geplant.

Termine koordinieren. Du planst ebenfalls sie Termine und Gespräche für die Geschäftsleitung und bereitest diese administrativ vor\- und nach.

Erste Ansprechperson am Telefon und per Mail — für Eltern, Kinderärztinnen, Schulen und Krankenversicherer. Freundlich und verbindlich, aber ebenso fähig klar zu kommunizieren und richtige Prioritäten zu setzen.

Warteliste und Aufnahme organisieren, priorisieren und aktuell halten — inklusive der Gespräche mit Familien, wenn (noch) kein Platz ist.

Daten sauber halten. Du pflegst Klienten\- und Falldaten mit Sorgfalt und pflegst die Daten mit hoher Genauigkeit.

Praxisadministration — Post, Bestellungen, Ablage, Einkäufe und weitere allgemeine Sekretariatsarbeiten.

Bei ausgewiesener Erfahrung im Personalmanagement bieten wir zusätzlich 20% als HR\-Assistenz der Geschäftsführung. Du unterstützt uns zusätzlich bei administrativen HR\-Themen (z. B. Onboarding\-Koordination, Personalunterlagen, Mitarbeitergespräche) und bereitest Auswertungen und Übersichten vor. Du denkst mit, bringst Ideen ein und übersetzt komplexe Sachverhalte in pragmatische, tragfähige Lösungen. Du prägst und gestaltest die Praxiskultur und trägst aktiv zu einem hohen Teamgeist bei.

Das bringst Du mit

Erfahrung als persönliche Assistenz oder in einer vergleichbaren Funktion nahe an der Geschäftsführung

Erfahrung im HR\-Bereich und Personalmanagement, idealerweise mit administrativem Schwerpunkt

Sehr gute Excel\-Kenntnisse

Akribische Genauigkeit — Details entgehen Dir nicht

Vernetztes und eigenständiges Denken: Du erfasst komplexe Zusammenhänge , positionierst smarte Lösungen wirksam und fügst Ideen zu einem klaren Ganzen zusammen

Schnelle Auffassungsgabe und sehr gute Kommunikationsfähigkeiten — mündlich wie schriftlich

Die Fähigkeit, auch schwierige Gespräche zu führen und Dich klar zu positionieren — freundlich, aber bestimmt

Eine positive, wertschätzende Art im Umgang mit Kindern, Eltern und im Team

Echte Freude am Umgang mit Kindern

Flexibilität für unvorhersehbare Aufgaben — kein Tag gleicht dem anderen

Das bieten wir für Dich

Werde Teil einer innovativen Ergotherapie Praxis, bei der das Wohlbefinden und die Selbstwirksamkeit des Kindes, der Jugendlichen, der Familie und der Mitarbeitenden im Zentrum steht. Wir schaffen Räume, in denen Menschen gemeinsam wachsen, Grenzen überwinden, das volle Potenzial entfalten und so gedeihen können.

Spannendes, vielseitiges Aufgabengebiet in einem dynamischen Umfeld

Motiviertes Team mit kollegialem Arbeitsklima

Interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten

Erholungszeit: Bis zu 27 Ferientage

Flexibilität und Selbstständigkeit im Arbeiten

Möglichkeit zur Innovation und Weiterentwicklung

Flache Hierarchien und Mitspracherecht

Ein familiäres Team und aussergewöhnliche Events

Moderne Praxis mit zentraler Lage

Interessiert?

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung — prodimus @ jpid59f40f2jm jit0936jm jiy26jm