Executive Assistant CIO & Office Manager 80%

* Lausanne / CDI / 80% / FR - ENG

* Executive Assistant & Office Manager

## About Our Client ##

Société suisse indépendante active dans le secteur financier, établie dans la région lausannoise.

## Job Description ##

Executive Assistant au CIO

* Gestion proactive et complète de l'agenda du CIO, avec priorisation stratégique des enjeux.

* Organisation et coordination des instances de gouvernance (Investment Committee, Boards) : préparation des agendas, gestion. des invitations et production des supports.

* Préparation, mise en forme et relecture de présentations et documents à destination de parties prenantes de haut niveau.

* Gestion des communications : tri des emails, rédaction de courriers et suivi des actions.

* Organisation des déplacements du CIO de bout en bout (réservations, visas, itinéraires, notes de frais).

* Coordination avec les interlocuteurs internes (Heads of Departments) et externes.

* Suivi des échéances, des projets et des livrables stratégiques.

* Organisation d'événements clés (Investment Days).

Office Management & Support Administratif

* Supervision des opérations quotidiennes du bureau (accueil, gestion des prestataires, maintenance).

* Coordination des services généraux (nettoyage, facility management, fournisseurs).

* Gestion des accès, badges et places de parking.

* Support administratif global (gestion des calendriers, communications internes, traitement du courrier).

* Gestion des fournitures et suivi des stocks.

* Participation aux processus d'onboarding (installation, matériel, accès systèmes).

## The Successful Applicant ##

En tant qu'Executive Assistant & Office Manager, vous avez le profil suivant :

Expérience

* Minimum 5 ans sur un poste similaire (Executive Assistant / Personal Assistant).

* Expérience en services financiers, banque ou environnement régulé.

* Exposition au support d'un senior executive (idéalement CIO ou équivalent).

* Expérience en gouvernance ou support de boards/comités.

Compétences

* Excellente maîtrise de Microsoft 365 (PowerPoint, Word, Outlook, Teams).

* Très bon niveau d'anglais et français requis.

* Capacités avancées en production de présentations professionnelles.

* Organisation exceptionnelle et gestion des priorités.

* Excellentes compétences relationnelles et communicationnelles.

* Forte discrétion et sens de la confidentialité.

* Proactivité et capacité d'anticipation.

* Capacité à travailler sous pression avec fiabilité.

* Esprit d'équipe avec autonomie.

## What's on Offer ##

**Notre client vous offre :**

* Un poste permanent dans une entreprise bien établie.

* 5 semaines de vacances pour un bon équilibre travail-vie privée.

* Une ambiance professionnelle et collaborative.

* La possibilité de contribuer activement au bon fonctionnement et à l'efficacité des opérations quotidiennes.

Quote job ref

JN-062026-7037847

Job Function

Office & Management Support

Specialisation

Executive Assistant

Industry

Financial Services

Where

Lausanne Region

Contract Type

Permanent

Job Reference