Persönliche Assistenz des CEO 100%

Persönliche Assistenz des CEO (m/w/d) 100%

In dieser Vertrauensposition agieren Sie als zentrale Schnittstelle zwischen dem CEO und internen sowie externen Anspruchsgruppen. Sie übernehmen ein breites Spektrum an organisatorischen, administrativen, finanziellen und projektbezogenen Aufgaben und leisten einen wesentlichen Beitrag zum reibungslosen Ablauf des Executive Offices.

Persönliche Assistenz des CEO (m/w/d) 100%

Unser Kunde ist ein international tätiges Unternehmen mit anspruchsvollem Stakeholder\-Umfeld und globaler Präsenz. Für die direkte Unterstützung des CEOs suchen wir eine erfahrene, diskrete und organisationsstarke Persönlichkeit als Executive Assistant / Personal Assistant to CEO.

Stellenbeschreibung

Proaktive Unterstützung des CEOs in sämtlichen organisatorischen und administrativen Belangen

Koordination und Überwachung von Fristen, Pendenzen und geschäftskritischen Aufgaben

Vorbereitung, Bearbeitung und Nachverfolgung von Korrespondenz, Verträgen und wichtigen Dokumenten

Unterstützung bei Vertragsunterzeichnungen, Beglaubigungen und administrativen Genehmigungsprozessen

Organisation und Koordination von Verwaltungsrats\-, Management\- und Stakeholder\-Meetings

Schnittstellenfunktion zu Verwaltungsratsmitgliedern, Investoren, Rechtsberatern, Behörden und weiteren externen Partnern

Pflege und Verwaltung von Unternehmensdokumentationen sowie regulatorischen Unterlagen

Koordination von Rechnungsfreigaben und Zahlungsprozessen

Unterstützung im Cashflow\-Monitoring sowie bei investitionsbezogenen Administrationsaufgaben

Zusammenarbeit mit Buchhaltungs\-, Steuer\- und Finanzdienstleistern

Vorbereitung steuerrelevanter Unterlagen und Abstimmung mit externen Fachspezialisten

Kommunikation mit Banken, Versicherungen und externen Dienstleistern

Betreuung administrativer Prozesse im Zusammenhang mit Gesellschaften und Behörden im In\- und Ausland

Mitarbeit und Koordination von bereichsübergreifenden Projekten

Unterstützung im Facility Management von Geschäfts\- und Wohnliegenschaften

Koordination externer Partner und Dienstleister

Bearbeitung von physischen und digitalen Dokumentenablagen

Empfang und Betreuung von Gästen bei Meetings und Veranstaltungen

Verwaltung eines komplexen und internationalen Terminkalenders

Organisation von Geschäftsreisen inklusive Transport, Unterkunft und Reiserouten

Unterstützung bei ausgewählten persönlichen Angelegenheiten des CEOs

Koordination verschiedener privater und geschäftlicher Termine

Unterstützung des CEOs in einem dynamischen und internationalen Umfeld mit hoher Vertraulichkeit

Profil

Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant oder in einer vergleichbaren Vertrauensfunktion auf C\-Level\-Ebene

Nachweisbare Erfahrung in einem internationalen und komplexen Unternehmensumfeld

Stilsichere Deutsch\- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Professioneller Umgang mit anspruchsvollen Stakeholdern, Verwaltungsräten, Investoren, Behörden und externen Beratern

Erfahrung im Vertragsmanagement, in regulatorischen Prozessen sowie in gesellschaftsrechtlichen und administrativen Themen von Vorteil

Gute Kenntnisse in finanziellen und administrativen Prozessen, insbesondere Rechnungswesen, Zahlungsverkehr und Budget\-/Cashflow\-Koordination

Hohe Diskretion, Loyalität und ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein

Organisationsstarke, strukturierte und lösungsorientierte Persönlichkeit mit Hands\-on\-Mentalität

Gültiger Führerausweis Kat. B

Das Angebot

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. jpidedbd7e1jm jit0731jm jiy26jm