Executive Assistant (m/w/d)

Als Executive Assistant (m/w/d) entlastest du unsere Führungskräfte im Bereich Technische Gebäudeausrüstung in einem anspruchsvollen, international ausgerichteten Arbeitsumfeld. Die Rolle ist geprägt von hoher Dynamik, vielen Kundenterminen und komplexen Prioritäten - genau hier bringst du Struktur, Überblick und Verlässlichkeit hinein.

Du bist zentrale Anlaufstelle für Kommunikation, Termin- und Reiseplanung sowie die inhaltliche Vorbereitung geschäftsrelevanter Themen. Mit deinem Organisationstalent, deiner vorausschauenden Arbeitsweise und deinem klaren Blick fürs Wesentliche stellst du sicher, dass die täglichen Abläufe effizient und reibungslos funktionieren.

Aufgaben

Executive & Administrative Support

Eigenständiges Management von Kalendern, Meetings, Prioritäten und Deadlines

Organisation nationaler und internationaler Reisen sowie kurzfristiges Umdisponieren (inklusive Reisekostenabrechnung)

Enge Zusammenarbeit mit dem Office Management Team bei Reise- und Terminabstimmungen

Vorausschauendes Handeln und frühzeitiges Erkennen von Engpässen

Unterstützung in parallel laufenden Initiativen

Kommunikation & Schnittstellenmanagement

Selbstständiges Bearbeiten, Priorisieren und Strukturieren von E-Mails und Anfragen

Zentrale Ansprechperson für interne Teams, Kund*innen und externe Partner

Sicherstellen eines verlässlichen Informationsflusses über mehrere Standorte hinweg

Inhaltliche & organisatorische Unterstützung

Erstellung, Überarbeitung und inhaltliche Vorbereitung von Präsentationen und Briefings

Recherche, Aufbereitung und Zusammenstellung relevanter Informationen für Meetings

Unterstützung bei projektbezogenen administrativen Aufgaben (z. B. Datenpflege in Deltek, SharePoint Strukturen, Vertragsmanagement)

Effizienz & Struktur

Einführung und Optimierung effizienter Arbeitsabläufe

Aktives Mitdenken und eigenständiges Setzen von Prioritäten

Entlastung der Führungskräfte, indem du Entscheidungen vorbereitest und Prozesse steuerst

Qualifikation

Must-haves

Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Partner Assistant oder in vergleichbarer Position

Professionelles Auftreten, ausgeprägte Serviceorientierung und absolute Diskretion

Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Sehr gute Kenntnisse in PowerPoint, MS Teams, SharePoint und idealerweise Deltek

Hohe Eigenständigkeit, strukturierte Arbeitsweise und Fähigkeit, Prioritäten zu setzen

Stressresistenz und ein souveräner Umgang mit gleichzeitig laufenden Themen

Soft Skills, die entscheidend sind

Proaktivität

Multitasking & Stressresistenz

Struktur & Selbstständigkeit

Kommunikationsstärke

Nice to have

Erfahrung im technischen Umfeld (Ingenieurwesen, Architektur, Bauwesen)

Routine in der Zusammenarbeit mit internationalen Stakeholdern

Das erwartet Dich bei uns

eine einzigartige, interdisziplinäre Umgebung mit internationalen Großprojekten

Zusammenarbeit mit unseren Niederlassungen rund um die Welt

ein modernes Büro im Herzen Berlins mit professionellen, technisch hochwertig ausgestatteten Arbeitsplätzen

hybrides Arbeiten vom Büro und aus dem Home-Office sowie Flexibilität unserer Positionen für Teilzeit und Vollzeit

30 Urlaubstage

ein Jahresgehalt von 48.000€ bis 68.000€ - je nach Berufserfahrung und Qualifikation

Sprachkurse für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Das gibt’s obendrauf als Benefits

regelmäßige Teamevents, Sportangebote, Sommerfest, Weihnachtsfest sowie musikalische und kulturelle Events (Konzerte, Filmabende, Karaoke etc.)

ein Mental-Wellbeing-Programm sowie ein individuelles Benefit-Programm mit den Schwerpunkten Sport, Mobilität und Altersvorsorge

Angebot von Weiterbildungen und ein strukturierter Karrierepfad

jährliche Entwicklungsgespräche, flache Hierarchien und kurze Kommunikationswege mit der Möglichkeit, neue Ideen einzubringen

Mitgestaltung von Beginn der Karriere an (YEF- Young Employee Forum)

Lunchroulette

Interested? Intrigued? Inspired? – Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!

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