Event Manager

Aufgaben

• Veranstaltungsplanung und -koordination

• Leitung der Planung und operativen Durchführung von Verbandsveranstaltungen bis zum Abschluss.

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• Erstellung von Zeitplänen, Aufgabenlisten, Produktionsabläufen und Einsatzplänen für Veranstaltungen.

• Koordinationvon Veranstaltungsorten, Ausrüstung, Registrierungssystemen, Personal, Freiwilligen, Lieferanten und der gesamten Veranstaltungslogistik.

• Sicherstellung der termingerechten, budgetkonformen und den Verbandsstandards entsprechenden Durchführung von Veranstaltungen.

• Erstellung von Veranstaltungsbriefings, Checklisten, Raumplänen, Ablaufplänen und Nachbereitungsberichten.

• Abstimmung mit dem Freiwilligenmanager zur Betreuung der Freiwilligen am Veranstaltungstag.

Wettbewerbs- und Sportveranstaltungsmanagement

• Unterstützung bei der Organisation offizieller Cheerleading-Wettkämpfe und -Meisterschaften.

• Koordination mit technischen Komitees, Kampfrichtern, Wertungsteams, Trainern und Vereinen.

• Sicherstellung, dass die Veranstaltung den geltenden Wettkampfregeln, Sicherheitsstandards und Verbandsrichtlinien entspricht.

• Management des Veranstaltungsablaufs, einschließlich Zeitplan, Check-in, Aufwärmbereiche, Ablauf der Auftritte und Siegerehrung.

• Unterstützung einer klaren Kommunikation mit den teilnehmenden Vereinen vor, während und nach den Veranstaltungen.

• In Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung des Verbandes Veranstaltungsbudgets erstellen und verwalten.
• Veranstaltungskosten, Lieferantenrechnungen, Teilnehmergebühren und veranstaltungsbezogene Einnahmen erfassen.

• Finanzberichte und Nachbereitungsanalysen unterstützen.

• Mit Veranstaltungsorten, Lieferanten und Dienstleistern verhandeln, um ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis zu erzielen.

• Mit Lieferanten und Dienstleistern verhandeln, um ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis zu erzielen.

• Aufzeichnungen, Verträge, Genehmigungen, Versicherungsdokumente und Betriebsakten führen.

• Positive Beziehungen zu Mitgliedsvereinen und externen Partnern aufbauen.
• Sicherstellen, dass alle

Veranstaltungsmitarbeiter und Freiwilligen ihre Rollen, Verantwortlichkeiten und Zeitpläne kennen.

• Eine professionelle und einladende Veranstaltungsatmosphäre für Athleten, Familien, Trainer, Kampfrichter und alle Beteiligten fördern.

• Veranstaltungsinformationen mit dem Kommunikationsteam des Verbandes oder dem/der zuständigen Ansprechpartner/in abstimmen.

• Praktische Veranstaltungsinformationen für Vereine, Teilnehmer, Zuschauer und Partner aufbereiten.

• Unterstützung bei der Veranstaltungswerbung, dem Ticketverkauf, der Registrierung, der Beschilderung und der Kommunikation

• Unterstützung bei der Veranstaltungswerbung, dem Ticketverkauf, der Registrierung, der Beschilderung und der Kommunikation vor Ort.

• Sicherstellen, dass die Veranstaltungsmaterialien korrekt, aktuell und im Einklang mit dem Branding des Verbandes sind.

• Unterstützung bei der Sponsorenpräsenz und Partneraktivierung bei Veranstaltungen.

• Sicherstellen, dass Veranstaltungen den Anforderungen an Gesundheit, Sicherheit, Schutz und Risikomanagement entsprechen.

• Notfallpläne, medizinische Versorgung, Sicherheitsvorkehrungen am Veranstaltungsort und Meldung von

• Vorfällen mit der/dem zuständigen Stelle koordinieren.

• Unterstützung der Umsetzung von Maßnahmen zum Schutz und Wohlergehen der Athleten bei allen Veranstaltungen.

• Frühzeitige Risikoerkennung und Entwicklung geeigneter Risikominderungspläne.

• Gewährleistung eines inklusiven, respektvollen und sicheren Veranstaltungsumfelds für alle Teilnehmenden

• Nachbereitungsgespräche mit wichtigen Beteiligten führen.

• Berichte erstellen, die Teilnehmerzahlen, Finanzen, Erfolge, Herausforderungen und Empfehlungen zusammenfassen.

• Veranstaltungssysteme, Vorlagen, Lieferantenlisten und Arbeitsabläufe kontinuierlich verbessern.

Vorlagen, Lieferantenlisten und Arbeitsabläufe kontinuierlich verbessern.

• Zur langfristigen Entwicklung professioneller Veranstaltungsstandards innerhalb des Verbandes beitragen.

Anforderungen

• Gute Englischkenntnisse

• Bewerber müssen über eine Arbeitserlaubnis für die Schweiz verfügen.

• Erfahrung in der Veranstaltungsplanung, im Sportveranstaltungsmanagement, in der Projektkoordination oder im operativen Bereich.

• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und die Fähigkeit, mehrere Fristen gleichzeitig einzuhalten.

einzuhalten.

• Hervorragende Kommunikations- und Stakeholder-Management-Fähigkeiten.

• Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten bei gleichzeitiger Koordination mit Gremien, Freiwilligen und Vorstandsmitgliedern.

• Budgetbewusstsein und grundlegende Kenntnisse in der Finanzverwaltung.

·

• Ruhe und Lösungsorientierung auch unter Druck, insbesondere bei Live-Veranstaltungen.

• Hohe Detailgenauigkeit.

• Sicherer Umgang mit gängigen digitalen Tools wie E-Mail, Tabellenkalkulation, Netzwerkfreigaben und Registrierungsplattformen.

• Bereitschaft, an einigen Abenden, Wochenenden und Veranstaltungstagen zu arbeiten.

**Bevorzugte Qualifikationen:**

• Erfahrung im Cheerleading, Turnen, Tanzen, in der Verbandsarbeit oder im Jugendsport.

• Kenntnisse der Schweizer Sportstrukturen, Vereinssysteme und des mehrsprachigen Veranstaltungsumfelds.

• Erfahrung in der Betreuung von Freiwilligen und Dienstleistern.

• Vertrautheit mit den Standards für Kinderschutz und das Wohlbefinden von Athleten im Veranstaltungsbereich.

• Französisch- und/oder Italienischkenntnisse; weitere Schweizer Landessprachen sind von Vorteil.

Persönliche Eigenschaften

• Begeistert vom Sport und seinem Nutzen für Jugendliche und Gemeinschaften.

• Professionell, zuverlässig und proaktiv.

Professionell, zuverlässig und proaktiv.

• Sehr gut organisiert und detailorientiert

• Kooperativ und respektvoll im Umgang mit Freiwilligen, Vereinen, Athleten und Offiziellen.
• Kann auch in hektischen Situationen ruhig bleiben und Entscheidungen treffen.

bleiben und Entscheidungen treffen.

• Engagiert für athletenzentrierte, sichere, inklusive und qualitativ hochwertige Sporterlebnisse.

und qualitativ hochwertige Sporterlebnisse.

• Motiviert, zur Weiterentwicklung und Professionalisierung des Cheerleading-Sports in der Schweiz beizutragen.

Wichtige Arbeitsbeziehungen

• Geschäftsleitung

• Kampfrichter und Wertungsbeamte

• Freiwillige und Veranstaltungspersonal

• Veranstaltungsorte, Lieferanten und Dienstleister

• Sponsoren und externe Partner

• Verantwortliche für Kinderschutz und Athletenwohlfahrt

• Vereinsvertreter und Trainer

• Athleten und Eltern

**Leistungsindikatoren:**

Bewerber sollten Folgendes einreichen

• Ein Lebenslauf

• Ein kurzes Motivationsschreiben mit einer Beschreibung relevanter Erfahrungen.
• Beispiele für frühere Tätigkeiten im Bereich Event-, Sport- oder Projektkoordination, falls vorhanden.

• Verfügbarkeit und bevorzugte Arbeitszeitgestaltung.

Bitte senden Sie das Obige an jobs@swisscheer.ch

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Brittany Bowie unter brittany.bowie@swisscheer.ch

Warum sollten Sie sich uns anschließen?

Swiss Cheer wächst rasant, und dies ist eine spannende Gelegenheit, dem Verband in einer entscheidenden Entwicklungsphase beizutreten. Als Eventmanager/in

spielen Sie eine zentrale Rolle bei der Gestaltung hochkarätiger Wettkämpfe und Veranstaltungen, die Athleten, Vereine, Trainer und die gesamte Cheerleading-Community