Maintenance Contract & Billing Specialist EDL GmbH

Maintenance Contract & Billing Administrator (m/w/d)

About our company

EDL is a leading European provider of software solutions for Radiology Information Systems (RIS), Picture Archiving and Communication Systems (PACS), teleradiology, nuclear medicine, and AI-powered imaging solutions. With 180 employees and revenue of €30 million in 2025, EDL is the market leader in France and Switzerland and continues to expand across Belgium, Austria, and Germany.

Our presence in Germany has grown significantly in recent years through targeted expansion and the integration of Penta Services. We are now accelerating our development in this market through a major acquisition currently underway, which will further strengthen our position and support our long-term growth ambitions in the region.

About the Role

We are looking for a Maintenance Contract & Billing Specialist (m/w/d) to manage the full lifecycle of maintenance and software support contracts while ensuring accurate and timely invoicing. This role serves as a key interface between customers, Sales, Service, Finance, and Legal teams, ensuring contractual compliance and efficient billing processes.

Key Responsibilities

Manage maintenance, support, and software service contracts throughout their lifecycle (creation, renewal, amendment, termination, and archiving)

Monitor contract renewals, pricing updates, and inflation indexation where applicable

Maintain and update contract and customer data in internal systems

Prepare, review, and issue maintenance invoices in accordance with contractual terms

Ensure billing accuracy and compliance with signed agreements

Track payments and support collection activities for overdue invoices

Manage purchase orders and administrative validation processes

Act as the primary contact for customer inquiries related to contracts and billing

Collaborate closely with Sales, Service, Finance, and Legal teams

Prepare regular reports and maintain contract and billing dashboards

Contribute to process improvements and ensure compliance with internal procedures

Qualifications & Experience

2–4 years of experience in contract administration, billing, order management, or a similar role

Good understanding of maintenance, service, and software support contracts

Basic knowledge of contract law and software licensing agreements

Experience reviewing contractual terms and supporting contract renewals and pricing adjustments

Strong organizational skills and attention to detail

Proficiency with ERP systems (SAP preferred) and Microsoft Office, especially Excel

Customer-focused with excellent communication skills

Fluent German and good English language skills

What We Offer

An international and collaborative work environment

A varied role combining contract management, customer interaction, and billing responsibilities

Opportunities for professional growth and development

Competitive salary and benefits package

Location: Bochum or Mannheim, Germany

Employment Type: Full-time

Servicevertrags- und Fakturierungsspezialist (m/w/d)

Über uns

EDL ist ein führender europäischer Anbieter von Softwarelösungen für Radiologie-Informationssysteme (RIS), Picture Archiving and Communication Systems (PACS), Teleradiologie, Nuklearmedizin sowie KI-gestützte Bildgebungslösungen. Mit 180 Mitarbeitenden und einem Umsatz von 30 Mio. Euro im Jahr 2025 ist EDL Marktführer in Frankreich und der Schweiz und baut seine Präsenz in Belgien, Österreich und Deutschland kontinuierlich aus.

Unsere Aktivitäten in Deutschland haben sich in den vergangenen Jahren durch gezielte Expansion und die Integration von Penta Services deutlich verstärkt. Mit einer derzeit laufenden bedeutenden Akquisition beschleunigen wir nun unser Wachstum auf dem deutschen Markt weiter und stärken nachhaltig unsere Position sowie unsere langfristigen Entwicklungsziele in der Region.

Ihre Aufgaben

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir einen Servicevertrags- und Fakturierungsspezialisten (m/w/d), der die Verwaltung unserer Wartungs-, Support- und Software-Serviceverträge über den gesamten Vertragslebenszyklus hinweg übernimmt und eine korrekte sowie termingerechte Fakturierung sicherstellt.

In dieser Funktion arbeiten Sie eng mit unseren Kunden sowie den Bereichen Vertrieb, Service, Finanzen und Recht zusammen und leisten einen wichtigen Beitrag zur Einhaltung vertraglicher Vereinbarungen und zur Optimierung unserer Abrechnungsprozesse.

Ihre Hauptaufgaben

Verwaltung von Wartungs-, Support- und Software-Serviceverträgen über den gesamten Vertragslebenszyklus hinweg (Anlage, Verlängerung, Anpassung, Kündigung und Archivierung)

Überwachung von Vertragsverlängerungen, Preisanpassungen und vertraglich vereinbarten Inflationsindexierungen

Pflege und Aktualisierung von Vertrags- und Kundendaten in den internen Systemen

Erstellung, Prüfung und Versand von Wartungsrechnungen gemäß den vertraglichen Vereinbarungen

Sicherstellung der korrekten Fakturierung und Einhaltung der vertraglichen Bedingungen

Überwachung von Zahlungseingängen sowie Unterstützung bei Mahn- und Inkassoprozessen

Verwaltung von Bestellungen (Purchase Orders) und Durchführung administrativer Freigabeprozesse

Ansprechpartner für Kundenanfragen zu Verträgen und Rechnungen

Enge Zusammenarbeit mit den Bereichen Vertrieb, Service, Finanzen und Recht

Erstellung regelmäßiger Reports sowie Pflege von Vertrags- und Fakturierungsübersichten

Mitwirkung bei der Optimierung interner Prozesse und Sicherstellung der Einhaltung von Richtlinien und Verfahren

Ihr Profil

2 bis 4 Jahre Berufserfahrung im Vertragsmanagement, in der Fakturierung, Auftragsabwicklung oder einer vergleichbaren Funktion

Gutes Verständnis von Wartungs-, Service- und Software-Supportverträgen

Grundkenntnisse im Vertragsrecht sowie Verständnis von Softwarelizenz-, Wartungs- und Serviceverträgen

Erfahrung in der Prüfung von Vertragsklauseln sowie der Unterstützung von Vertragsverlängerungen und Preisanpassungen

Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und hohe Detailgenauigkeit

Sicherer Umgang mit ERP-Systemen (idealerweise SAP) sowie Microsoft Office, insbesondere Excel

Kundenorientierte Arbeitsweise und sehr gute Kommunikationsfähigkeiten

Fließende Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Wir bieten

Ein internationales und kollegiales Arbeitsumfeld

Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit Verantwortung in den Bereichen Vertragsmanagement, Kundenbetreuung und Fakturierung

Individuelle Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Attraktive Vergütung und Sozialleistungen

Standort: Bochum oder Mannheim, Deutschland

Vertragsart: Vollzeit

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